İlkay SUVAKÇI                              Serdal ŞEN

SMMM –Denetim Müdürü               Denetçi

Ticari işletmeler mali durumlarını belirlemek amacı ile ticari defter tutmaktadırlar. Ülkemizde çeşitli kanunlar işletmelerin kayıtlarını defterlerde izleme zorunluluğunu getirmektedir. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’nda, ticari işletmeler ve bu kapsamda değerlendirilen diğer işletmeler tarafından kullanılacak defterlere ilişkin çeşitli düzenlemelere yer verilmiştir.

 

Vergi uygulaması bakımından mükelleflerin tutacakları defterleri bazı maksatları sağlayacak şekilde tutmaları gerekmektedir. Bu maksatlar VUK 171 inci maddede şu şekilde sıralanmıştır:

 

1.    Mükellefin vergi ile ilgili servet, sermaye ve hesap durumunu tespit etmek;

2.    Vergi ile ilgili faaliyet ve hesap neticelerini tespit etmek;

3.    Vergi ile ilgili muameleleri belli etmek;

4.    Mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek;

5.    Mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını kontrol etmek ve incelemek.

 

Türk Ticaret Kanunu’na göre basiretli bir iş adamı gibi davranması gereken tacirlerin defter tutmasını öngören 66 ıncı maddesi, “Her tacir ticari işletmesinin ticari ve mali durumunu, borç ve alacak münasebetlerini ve her iş yılı içinde tesbit etmek maksadiyle, işletmesinin mahiyet ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri Türkçe olarak tutmaya mecburdur.” diyerek defterlerin hangi amaç ile tutulacağı açıklanmıştır.

 

Bu çalışmada anonim şirketler, limited şirketler ve kooperatiflerin tasdik ettirmesi gereken ve bu işletmeler için tutulması gereken ticari defterler ele alınacaktır. 

 

 

Vergi Usul Kanunu’nun 172 inci maddesi ile ticaret şirketlerinin defter tutmaya mecbur olduğu belirtilmiştir. Aynı Kanunun 176 ıncı maddesi de tüccarları birinci ve ikinci sınıf tüccar olarak sınıflandırmaya tabi tutmuştur. Ticaret şirketlerinin de birinci sınıf tüccar olarak defter tutacakları 177 inci maddenin 4 üncü fıkrası ile hükme alınmıştır.

 

 

Anonim şirketler tarafından tutulacak defterleri Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve Damga Vergisi Kanunu hükümlerine göre ayrı ayrı değerlendirmek gerekmektedir.

 

 

VUK’nun 182 inci maddesine göre bilanço usulüne tabi olan ticaret şirketleri şu defterleri tutmalıdır;

 

·         Yevmiye Defteri

·         Defter-i Kebir

·         Envanter Defteri

·         İmalat Defteri: VUK’nun 197 inci maddesine göre, devamlı olarak imalat ile uğraşanlar yukarıda yazılı defterlerden hariç imalat defterleri tutarlar.

      Ancak 246 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde yapılan açıklamalara göre muhasebe işlemlerini Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde yer alan 7/A seçeneğine göre izleyen mükelleflerin imalat defteri tutma mecburiyetleri 01.01.1996 tarihinden itibaren kaldırılmıştır.

 

·         Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri: Yabancı nakliyat kurumlarının veya bunları Türkiye’de temsil eden şube ve acentaların “Hasılat Defteri” tutmaya mecbur oldukları VUK’nun 207 inci maddesinde açıklanmıştır.

 

·         Bitim İşleri Defteri: VUK’nun 200 üncü maddesi gereği birinci ve ikinci sınıf tüccarlardan boya, basma, kasarlama, apre, cilalama gibi ücretle yapılan bitim işleriyle uğraşanlar imalat defteri yerine “Bitim İşleri Defteri” tutmaya mecburdurlar.

 

·         Ambar Defteri: VUK’nun 209 uncu maddesine göre depo (ardiyeler dahil) işletenlerle nakliye ambarları ayrıca bir ambar defteri tutarlar.

 

      Ancak kendi işlerinin icabı olarak ambar defteri olarak kullanılan defterdeki bilgileri içerecek şekilde defter tutanlar ayrıca ambar defteri tutmazlar.

 

·         Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi Defteri: VUK’nun 204 üncü maddesine göre banka, banker ve sigorta şirketleri Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisinin mevzuuna giren işlemleri müfredatlı veya bordrolar üzerinden toplu olarak kendi muhasebe defterlerinde veyahut isterlerse ayrı bir banka ve sigorta muameleleri vergisi defterinde, diğer işlemlerinden ayırmak suretiyle gösterilir.

 

 

Türk Ticaret Kanunu 66 ıncı maddesine göre tüzel kişi tacirler şu defterleri tutmakla mükelleflerdir;

 

·         Yevmiye defteri

·         Defter-i Kebir

·         Envanter Defteri

·         Karar Defteri

·         Nama yazılı tahvil çıkardıkları takdirde Tahvil Defteri (TTK 428. madde)

 

Tacirlerin tutmaya mecbur oldukları defterlerin yanı sıra idare meclisi tarafından da bazı defterlerin tutulması Türk Ticaret Kanunu ilgili maddelerinde öngörülmüştür. Bu defterler şunlardır:

 

·         Pay Sahipleri Defteri (TTK 326. madde)

·         Toplantı ve Müzakere Defteri (TTK 326. madde)

·         İdare Meclisi Kararlar Defteri (TTK 326. madde)

·         TTK 417 inci maddesi uyarınca Pay Defteri (TTK 417. madde)

 

20 Seri No.lu Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği ile 01.05.1983 tarihinden itibaren zorunlu hale gelen Damga Vergisi Defteri, sadece makbuz karşılığı ve istihkaktan kesinti suretiyle damga vergisi ödeyen anonim şirketlerince tutulacaktır.

 

 

Vergi Usul Kanunu 220 inci maddesine göre anonim şirketler aşağıdaki defterleri notere tasdik ettirmelidir;

 

·         Yevmiye Defteri

·         Envanter Defteri

·         İmalat ve İstihsal Vergisi Defteri

·         Nakliyat Vergisi Defteri

·         Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri

Türk Ticaret Kanunu 69 uncu maddesine göre ise de tasdik edilecek defterler şunlardır:

 

·         Yevmiye Defteri

·         Defter-i Kebir

·         Envanter Defteri

·         Karar Defteri.

 

Damga Vergisi Defteri’nin tasdik zorunluluğu ise VUK nun 257 inci maddesi ile 20 Seri No.lu DVK Genel Tebliği’ne dayanmaktadır.

 

VUK’nun 182 inci maddesi ile  ticaret şirketleri tarafından tutulması zorunlu olan defterleri limited şirketler de tutmak zorundadırlar;

 

·         Yevmiye Defteri

·         Defter- i Kebir

·         Envanter Defteri

Ayrıca limited şirketler aşağıdaki defterleri anonim şirketler kısmında açıklanan esaslar dahilinde tutmaya mecburdurlar;

 

·         İmalat Defteri

·         Bitim İşleri Defteri

·         Ambar Defteri

·         Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi Defteri (Sadece sigorta şirketleri)

·         Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri.

 

 

Türk Ticaret Kanunu’nun 66 ıncı maddesi uyarınca limited şirketler;

 

·         Yevmiye Defteri

·         Defter- i Kebir

·         Envanter Defterleri ve

·         TTK 519. maddesi uyarınca Pay Defteri,

 

tutmaya mecburdurlar.

 

Vergi Usul Kanunu 220 inci maddesine göre limited şirketler aşağıdaki defterleri notere tasdik ettirmelidir;

 

·         Yevmiye Defteri

·         Envanter Defteri

·         İmalat ve İstihsal Vergisi Defteri

·         Nakliyat Vergisi Defteri

·         Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri.

 

Türk Ticaret Kanunu 69 uncu maddesine göre ise de tasdik edilecek defterler şunlardır:

 

·         Yevmiye Defteri

·         Defter-i Kebir

·         Envanter Defteri

·         Karar Defteri.

28.11.1973 tarihli ve 14726 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kooperatifler, Kooperatif Birlikleri, Kooperatif Merkez Birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği Muhasebe Yönetmeliği’nin 2 inci maddesinde kooperatiflerin kanuni defterleri, diğer kanuni defterleri ve yardımcı defterleri tutacakları hüküm altına alınmıştır.

 

 

·         Yevmiye Defteri

·         Envanter Defteri

·         Defteri Kebir

·         Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Karar Defterleri

·         Ortaklar Defteri

 

 

·         Kooperatif eğer, sınaî bir işletme kurmuşsa, bu işletme için İmalat Defteri ile İstihsal Vergisi Defteri tutacaktır.

·         Kooperatif nakliyat işleri için uğraşıyorsa Nakliyat Vergisi Defteri veya zirai işletme söz konusu ise Çiftçi İşletme Defteri tutulması gerekmektedir.

 

 

·         Stok giriş – çıkış defteri veya kartları

·         Sabit kıymetler ve demirbaş defteri

·         Teftiş defteri

·         Gelen – giden evrak kayıt defteri.

Yukarıda anılan yönetmeliğin 4 üncü maddesinde hangi defterlerin tasdik edileceği hüküm altına alınmıştır. Bu maddeye göre aşağıda sayılan defterlerin kullanılmaya başlanılmadan önce notere tasdik ettirilmesi gerekmektedir. (TTK 69. madde)

 

·         Yevmiye Defteri

·         Defteri Kebir ( veya yevmiyeli defteri kebir)

·         Envanter Defteri

·         Bilanço Defteri

·         Karar Defteri

 

Gerçek usulde vergiye tabi serbest meslek mensupları “Serbest Meslek Kazanç Defteri” tutmak zorundadırlar. Serbest meslek defterinde de tıpkı işletme defterinde olduğu gibi sol tarafa giderler ve indirilecek katma değer vergisi, sağ tarafa ise gelirler ve hesaplanan katma değer vergisi kaydedilir. Tahsilat ilkesinin bir sonucu olarak bu deftere alacaklar ve borçlar kaydedilmez.

 

Doktorların serbest meslek kazanç defterinde yer alması gereken bilgileri “Protokol Defteri”nde izlemeleri durumunda serbest meslek kazanç defteri tutmalarına gerek yoktur. Ayrıca noterlerin; kendi resmi defterleri vardır. Bu nedenle noterlerin ayrıca serbest meslek defteri tutmalarına gerek yoktur. Avukatlar da kazançlarını serbest meslek defterinde izlerlerler. Ancak Avukatlık Kanunu’nun 44’üncü maddesinin B fıkrasının 5’inci fıkrasına göre avukatlık ortaklıkları; iş ve dava defteri, pay defteri, karar defteri, gelir gider defteri ve demirbaş defteri tutmak zorundadırlar.

 

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğine göre, işverenlerin diğer kanunlar gereğince tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgeler, aylık sigorta primleri bildirgeleri, dört aylık sigorta primleri bordroları ve aylık sosyal güvenlik destek primi bordrolarının dayandığı belgeler niteliğinde sayılır.  Bu durumda Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutanların Sosyal Sigortalar Kanunu’na göre ayrıca defter tutması gerekmez. Ancak apartman yönetimi gibi diğer kanunlara göre defter tutma mecburiyeti olmayan işverenlerin, Sosyal Sigortalar Kurumuna verdikleri aylık sigorta primleri bildirgeleri, dört aylık sigorta primleri bordroları ve aylık sosyal güvenlik destek primi bordrolarında yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte olmak üzere “aylık ücret tediye bordrosu” düzenlemeleri gerekir.[*]

 

İşveren; hesap pusulalarına yüzde eklenmesi suretiyle müşterilerden alınan paraları, ilgili Bölge Çalışma Müdürlüğü tarafından sayfaları mühürlenmiş ve numaralanmış, son sayfasına tasdik şerhi konulmuş bulunan bir deftere günü gününe işlemekle ödevlidir. Bu defterlerin, dolduktan veya kapandıktan sonra beş yıllık süre ile saklanması zorunludur. İşveren deftere geçirdiği hesapların asıllarına uygun olduğunu kendi sorumluluğu altında onaylar. Bu defter, işyerinden dışarıya çıkarılamaz. İşçilerin kendi aralarında seçecekleri bir temsilci her iş günü sonunda, hesap sonuçlarının kendisine bildirilmesini isteyebilir. Her ödeme dönemiyle ilgili hesap pusulaları o döneme ilişkin paraların işçilere ödenmesinden başlayarak bir ay süre ile işveren tarafından saklanır. Yüzde usulünün uygulandığı işyerlerinde işveren, işçi isterse, her hesap pusulasının genel toplamını gösteren bir belgeyi işçilerin kendi aralarından seçecekleri bir temsilciye vermeye mecburdur. Bu belgenin şekli ve uygulama usulleri hizmet akitlerinde veya toplu iş sözleşmelerinde gösterilir.

 

Ayrıca;

 

- Her işveren, işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösterir bir kayıt (izin defteri) tutmak,

- Çalıştırdığı işçilerin doğum yılları itibariyle kadın ve erkek olarak ayrı ayrı çizelgelerini düzenlemek ve işyerine giren her işçiyi ilgili çizelgeye kaydetmek ve işyerinden ayrılan işçinin karşısına gerekli açıklamayı yapmak, bu çizelgeleri istendiği zaman yetkili memurlara göstermek,

- İşlettikleri işyerlerinde ve bunların ilgili kollarında yetkili makamlarca yapılan teftişlerin sonuçlarının yazılması için özel bir defter “teftiş defteri” bulundurmak, zorundadır.

 

Tasdike tabi tutulan defterlerin tasdik makamı VUK 223 üncü madde ile belirlenmiştir. Buna göre defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar tarafından tasdik olunur. Ayrıca menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için tasdik makamı borsa komiserleridir.

 

Türk Ticaret Kanunu’nun 69 uncu maddesinde ise tasdik makamı olarak ticarî işletmenin bulunduğu yerin ticaret sicili memurluğu veya noteri belirtmektedir.

 

VI- TASDİK ZAMANI

 

Tasdik zamanı ise Vergi Usul Kanunu 221 inci maddesinde belirtilmiştir. Buna göre, bu Kanunda yazılı defterleri kullanacak olanlar,

yukarıda belirtilen sürelerde defterlerini tasdik ettirmeye mecburdurlar.

 

 

Vergi Usul Kanunu’nun 215 inci maddesine göre tutulacak defter ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Ancak, Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla defterlerde başka dilden kayıt da yapılabilir. Bu kayıtlar vergi matrahını değiştirmeyecek şekilde tasdik ettirilecek diğer defterlere de yapılabilir.

 

Ayrıca kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır. Belgeler, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Şu kadar ki yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz.

 

Ancak ilgili dönem defter tasdik tarihi itibarıyla ödenmiş sermayesi (yurt dışında kurulan şirketlerin Türkiye'ye ayrılan ödenmiş sermayesi) en az 100 milyon ABD Doları ya da muadili yabancı para karşılığı Türk Lirası ve sermayesinin en az % 40'ı ikametgâhı, kanunî ve iş merkezi Türkiye'de bulunmayan kişilere ait olan işletmelere, kayıtlarını Türk para birimi dışında başka bir para birimiyle tutmalarına Bakanlar Kurulunca izin verilebilir. Bakanlar Kurulu, bu had ve nispeti sektörler itibarıyla ayrı ayrı yarısına kadar indirmeye veya iki katına kadar artırmaya yetkilidir. Bu şartların ihlâl edildiği hesap dönemini izleyen hesap döneminden itibaren Türk para birimine göre kayıt tutma zorunluluğu başlar.

---