ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULABİLECEK DEFTER VE BELGELER
I- GİRİŞ
Maliye Bakanlığı elektronik ortamda tutulacak defter ve belgelere ilişkin usul ve esasları 11.07.2006 tarihli ve 26225 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 361 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belirtilmiştir.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun Mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü ile Maliye Bakanlığı elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığı’na veya belirleyeceği gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye ve bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenleme ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.
Anılan yetkiye istinaden, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.
II- ELEKTRONİK DEFTER, BELGE VE KAYITLAR
A- Elektronik Kayıt
Elektronik ortamda tutulan defter ve belgeleri oluşturan yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi öğesidir.
B- Elektronik Belge
Şekil hükümleri dışında bir belgede yer alması gereken bütün bilgileri içerecek elektronik kayıtlardır. Burada belgeden kastedilen Vergi Usul Kanununa göre tutulması gereken belgelerdir. Belgede yer alması istenen bilgiler ise Vergi Usul Kanununda yer alan ve bir belgede olması gereken bilgilerdir. Ancak şekle müteallik hükümler elektronik belgeler için geçerli değildir.
1- Vergi Usul Kanununa Göre İspat Edici Belgeler
Vergi Usul Kanunu uyarınca mükelleflerin işlerinin mahiyetine göre kullanmaları gereken belgeler; fatura, perakende satış vesikaları, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu, ücret bordrosu, taşıma irsaliyesi, yolcu listeleri, muhabere evrakı ve diğer bazı belgelerdir.
Şimdi piyasada en çok kullanılan belgelerin başında gelen fatura, gider pusulası, ücret bordrosu ve serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmeleri durumunda yer alması gereken bilgileri yazacağız. Diğer belgeler için ise ayrı bir açıklama yapmayacağız. Ancak bütün belgelerin elektronik kaydı tutulurken şekil şartı hariç VUK’da yazılı tüm şartlar yerine getirilecek ve bilgiler elektronik ortama aktarılacaktır.
a- Elektronik Faturada Yer Alması Gereken Bilgiler
Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari belgedir. Görüldüğü üzere düzenlenen fatura mutlaka müşteriye verilecektir. Müşteriye elektronik fatura vermek mümkün değildir. Mükellefler müşterilerine tıpkı eskiden olduğu gibi fatura vermeye devam edecekler ancak faturanın kendilerinde kalan nüshalarını elektronik ortamda tutacaklardır.
Elektronik bir faturada asgari aşağıdaki bilgiler yer alacaktır:
- Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası,
- Faturayı düzenleyenin adı, ticaret ünvanı, iş adresi, vergi dairesi ve hesap numarası (vergi kimlik numarası),
- Müşterinin adı, ticaret ünvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası (vergi kimlik numarası),
- Mal veya hizmetin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı,
- Malın teslim tarihi ve irsaliye numarası
- KDV, ÖTV, Özel İletişim Vergisi vb. vergilere ilişkin bilgiler.
Faturalar sıra numarası birbirini takip eder şekilde ve mal satışı ile hizmet ifasından sonraki yedi gün içinde düzenlenmeye devam edilecektir.
b- Elektronik Gider Pusulasında Yer Alması Gereken Bilgiler
Birinci ve ikinci sınıf tacirler kazancı basit usulde tespit edilenler ile defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin vergiden muaf esnafa yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia için düzenleyip işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri ve belgeyi imza eden vergiden muaf esnaf için fatura hükmündeki belgeye gider pusulası denir.
Gider pusulasında elektronik olsa bile;
- İşin mahiyeti veya emtianın cinsi ve çeşidi,
- Emtianın miktarı ve bedeli,
- İş ücreti ve işi yaptıran ile yapanın veya emtiayı satın alan ile satanın adlarıyla soyadlarını, özel kişilerse ünvanlarını ve adreslerini,
- İşin yapıldığı tarih bilgileri yer almalıdır.
c- Elektronik Serbest Meslek Makbuzunda Yer Alması Gereken Bilgiler
Serbest Meslek Erbabı mesleki faaliyetiyle ilgili olarak müşterilerinden tahsil ettiği paraları ve yaptığı işin nevini gösterecek bir makbuz vermektedir. Serbest meslek makbuzlarında en az aşağıdaki bilgiler yer almalıdır.
- Makbuzu verenin adı, soyadı varsa ünvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası (vergi kimlik numarası),
- Müşterinin adı soyadı varsa ünvanı ve adresi,
- Alınan paranın miktarı ve tarihi,
- Zorunlu olmamakla birlikte yapılan işin nevi.
Yukarıda yer alan bilgiler elektronik ortamda yer alan makbuza da yazılmalıdır.
d- Elektronik Ücret Bordrosunda Yer Alması Gereken Bilgiler
Bilindiği üzere işverenler ödedikleri ücretler için ücret bordrosu düzenlerler. Ücret bordrosunda asgari aşağıdaki yazılı bilgiler yer almalıdır.
- Hizmet erbabının adı soyadı,
- Aylık, günlük, haftalık veya parçabaşı birim ücreti,
- Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre,
- Ücret üzerinden hesaplanan vergiler,
- Sosyal sigorta kesintileri,
- Diğer istihkaklar ve kesintiler.
Vergi Usul Kanunu’nun 238’nci maddesi uyarınca ücreti alan işçinin bordroyu imzalaması gerekmektedir. Ücret bordrosu iki nüsha düzenlenmektedir. Bir nüshası ücretliye imzalatılıp işverende kalırken bir nüshası ücretlide kalmaktadır. Elektronik bordro düzenlendiğinde de bir nüsha bordro ücretliye verilecektir. Elektronik ortamda bir örnek ise işverenin elektronik hesaplarındaki yerini alacaktır. Ancak e-bordro ücretliye nasıl imzalatılacaktır. Bu konuda tebliğde herhangi bir belirleme yapılmamış ve Gelir İdaresinden bugüne kadar herhangi bir açıklama gelmemiştir.
Bizim düşüncemize göre ise bordroyu imzalatma sadece şekli bir uygulamadır. Zira artık ülkemizdeki çok sayıda şirket, çalışanlarının ücretlerini banka hesaplarına aktarmaktadır. Ücretlerin banka hesaplarına yatırılması durumunda bordro imzalama sadece şekli bir unsur olacaktır. VUK’nun şekle müteallik hükümleri elektronik bordro için geçerli olmadığından elektronik ortamda bordro saklanabilecektir. Bu durumda bir nüshanın ücretliye imzalatılıp saklanmasına gerek olmadığı görüşündeyiz.
C- Elektronik Defter
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak yasal defterlerde yer alan bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
Vergi Usul Kanunu’nun mük. 242’nci maddesinin 2’nci fıkrası uyarınca VUK’na göre tutulması zorunlu tüm defterler elektronik ortamda tutulabilecektir. Vergi Usul Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan ve şu anda piyasada yaygın olarak kullanılan defterler Defter-i Kebir, Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, Damga Vergisi Defteri ve Banka ve Sigorta Muamele Vergisi Defteridir.
Gelir idaresi 361 seri nolu VUK Genel Tebliği ile Defter ve belgelerini elektronik ortamda tutmak isteyen mükelleflerin bilanço esasında defter tutmaları gerektiği belirtilmiştir. Vergi Usul Kanunu uyarınca bilanço esasında tutulması zorunlu olan defterler; Defter-i Kebir, Yevmiye Defteri ve Envanter Defteridir. Bu durumda mükelleflerin sadece Defter-i Kebir, Yevmiye Defteri ve Envanter Defterlerini elektronik ortamda izleyebilecekleri gibi bir sonuç da çıkarılabilir. Ancak biz Bilanço esasında defter tutmaktan kastedilenin genel bir şart olduğu düşüncesindeyiz. Yani bir mükellef bilanço esasında defter tutuyorsa bilanço esasında tutması gereken Defter-i Kebir, Yevmiye Defteri ve Envanter Defterlerin yanı sıra tuttuğu Banka ve sigorta Muameleleri Vergisi Defteri, Damga Vergisi Defteri gibi VUK’na göre tutması zorunlu olan diğer defterlerini de elektronik ortamda tutabilececeği düşüncesindeyiz. Zira kanun hükmünde mükellefin VUK’na göre tutması zorunlu tüm defterlerini elektronik ortamda izleyebileceği hüküm altına alınmıştır. Bu defterler yukarıda da belirtildiği üzere Defter-i Kebir, Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, Damga Vergisi Defteri ve Banka ve Sigorta Muamele Vergisi Defteridir. Mükellefler dilerse bu defterlerin tamamını veya bir kısmını elektronik ortamda izleyebileceklerdir.
D-Veri Dönemi
Hesap dönemi başından itibaren, başka bir dönem tespit edilmediği durumda, aylık veya üçer aylık periyotlara bölünmüş kayıt dönemleridir.
E-Veri Formatı
Elektronik defter ve belge sistemlerindeki verilerin Başkanlığına gönderilmesinde birlik sağlanabilmesi için hazırlanan standart formattır.
III- UYGULAMADAN YARARLANABİLME HAKKINA SAHİP OLANLAR
Söz konusu uygulamadan yararlanmak için başvuran mükelleflerin, aşağıdaki şartları sağlamaları halinde, kendilerine elektronik defter ve belge uygulamasına geçmeleri için izin verilebilecektir.
1- Bilanço esasına göre defter tutulmalıdır.
2- Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge sistemi donanım, yazılım, personel ve diğer açılardan uygun bulunmalıdır.
Bilanço esasında defter tutabilecek kişiler VUK’nda ve diğer vergi kanunlarında belirtilmiştir. Buna göre,
- Tacirler
- Ticaret şirketleri. Ticaret şirketleri TTK’nda sayılan kollektif şirket, adi ve eshamlı komandit şirket, limited şirket ve anonim şirkettir.
- İş ortaklıları
- Kooperatifler
- Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler
- Gerçek usule tabi çiftçiler
- Serbest meslek erbabı
Bilanço esasında defter tutabilirler ve dilerlerse uygun donanım, yazılım ve personele sahip olmaları şartıyla defter ve belgelerini elektronik ortamda tutabileceklerdir.
IV- ELEKTRONİK ORTAMDA DEFTER VE BELGE TUTMAK İSTEYENLERİN İZLEMESİ GEREKEN YÖNTEM
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin izleyecekleri prosedür aşağıda belirlenmiştir.
1- Uygulamadan faydalanmak isteyen mükelleflerin; elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve belgelerini, elektronik muhasebe sistemlerini oluşturan donanım ve muhasebe programlarını, kayıtların nasıl oluşturulduğu ve saklandığını, personel ve sistem güvenliklerini içeren bir rapor hazırlamaları ve elektronik defter ve belgelerin veri formatında tutulması ve gönderilmesine ilişkin aşamalı bir planla birlikte yazı ekinde Gelir İdaresi Başkanlığına göndermeleri gerekmektedir.
2- Başvuru üzerine işyerinde Gelir İdaresi personelince yapılacak tespitten sonra, şartları taşıyan mükelleflerle Gelir İdaresi arasında bir protokol yapılacak ve uygulama öncesi hazırlık dönemine başlayabilecekleri bir yazı ile kendilerine bildirilecektir.
3- Hazırlık döneminin mükellef için yeterli olmaması halinde, döneme ilişkin süre Gelir İdaresince uzatılabilecektir. Ancak, bu dönem her halükarda 5 yıldan fazla sürmeyecektir. Hazırlık dönemi içinde mükellefler, sadece elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve belgelerini hem elektronik ortamda hem de kağıt ortamında tutacaklardır.
4- Hazırlık dönemini başarı ile geçiren mükellefe, elektronik defter ve belge uygulaması için bir izin belgesi verilecektir. Mükellefler, yapılan protokolde belirlenen tarihten itibaren defter ve belgelerini yalnızca elektronik ortamda tutabileceklerdir.
İzin alan mükellefler alış ve gider belgelerini, veri formatındaki bilgileri içerecek şekilde elektronik kayıt ve belge haline getirecekler, ayrıca bu belgeleri orijinal haliyle de kağıt ortamında muhafaza edeceklerdir. Mükellefler, anlaşmalı matbaalarda bastırmak veya notere tasdik ettirmek suretiyle Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda oldukları belgelerin aslını, kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişiye verecek, ancak bu belgelerin ikinci nüshalarını veri formatına uygun şekilde elektronik ortamda elektronik belge olarak muhafaza edeceklerdir.
V- ELEKTRONİK DEFTER VE BELGE SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ
Elektronik defter ve belge sisteminin, elektronik defter ve belgelerin değiştirilememesi, bozulamaması, silinememesi, okunamaz hale getirilememesi, erişilememesi konularında önlemler içeren kontrol mekanizmalar, bulunmalıdır. Bu kontrol mekanizmaları yazılım programının içine yedekleme, anti-virüs, anti-spy vb. programların konulmasıyla sağlanacaktır.
Elektronik defter ve belge sistemi, elektronik defter ve belgelerin çağrılması ve basılması işlemlerini de yapmalıdır. Sistem, elektronik defter ve belgelerin eksiksiz ve kolaylıkla okunabilir kağıt baskılarını üretebilme imkanına da sahip olmalıdır.
Mükellefler, elektronik defter ve belgeleri Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirleyeceği dönemlerde DVD-R'lara kaydedecekler ve (Gelir İdaresi Başkanlığı, Yeni Ziraat Mahallesi, Etlik Caddesi, No: 16, 06110 Dışkapı / ANKARA) adresine elden veya iadeli taahütlü posta ile göndereceklerdir.
VI- UYULMASI ZORUNLU DİĞER HUSUSLAR
Mükellefler, vergi inceleme elemanlarınca işyerinde vergi incelemesine başlanması halinde, inceleme elemanına gerekli her türlü kaynağı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım imkanları ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadırlar. Aslında bu ibarenin tebliğe eklenmesi ilginçtir. Zira mükellefler inceleme elemanına inceleme, işyerinde ve dairede olsun her türlü defter, belge, döküman ve veriyi VUK’nun ilgili hükümleri uyarınca ibraz etmek zorundadırlar.
Mükellefler yazılım, donanım, dosya, personel, dökümantasyon vb. den müteşekkil elektronik defter ve belge sistemlerini, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının ulaşımını ve kullanımını engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemezler. Ayrıca sistemi oluşturan öğelerin haczedilmesi halinde, en geç üç iş günü içinde Gelir İdaresi Başkanlığına haber verilmesi gerekmektedir.
Mükellefler, elektronik defter ve belge sistemine ilişkin bilgisayar kayıtlarındaki zarar görme veya işlem görememe ve değişiklik hallerini, Gelir İdaresi Başkanlığına 15 gün içinde bildirerek zarar gören kayıtlarını ayrıntılı olarak açıklamak ve bu kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadırlar. Ancak mükelleflerin, sistemde değişiklik yaratmayan hususları bildirmelerine gerek bulunmamaktadır. Gün hesaplamaları VUK hükümlerine göre hesaplanacaktır.
Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi gereken ve bildirilmesine gerek olmayan bilgilere ilişkin olarak 361 seri nolu tebliğde iki örnek verilmiştir. Örnekler aşağıdaki gibidir.
Örnek 1:
Mükellef A elektronik kayıtlarını izlediği bilgisayar programının yerine yeni bir program satın almış olup, yeni ile eski program birbirleri ile uyumlu bulunmamaktadır. Eski kayıtlar mükellefin mevcut bilgisayar donanımında işleme tabi tutulabilmekte olduğundan Başkanlığın bu konuda bilgilendirilmesine gerek yoktur.
Örnek 2:
Mükellef B, elektronik kayıtlarının yapıldığı ve saklandığı bilgisayar donanım ve sistemini yenisi ile değiştirmiş olup, eski kayıtlar yeni sistemde işleme tabi tutulmamaktadır. Bu durumda Mükellef B, Başkanlığı bilgilendirmek ve eski kayıtların işlenebilmesi için gerekli planını sunmak zorundadır. Bunun sağlanabilmesi için mükellef; eski kayıtlarını yeni sistemde işlenebilecek şekilde formatlamalı veya eski kayıtlarını şartlara uygun biçimde işleme tabi tutabilecek bir üçüncü kişi ile anlaşma yapmalıdır.
VII- ELEKTRONİK KAYITLARI İÇEREN DVD-R'LARIN NİTELİKLERİ
Bu uygulamadan yararlanan mükellefler, elektronik defter ve belgelerini istedikleri programda ve formatta tutabileceklerdir. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı’na gelen verilerde birlik sağlanabilmesi için mükelleflerin, Başkanlıktan temin edecekleri veri formatını kullanmaları zorunlu olup, elektronik defter ve belge verileri, bu formatta ve bir defa yazılabilen DVD-R'lara kaydedilerek Başkanlığa gönderilecektir. Mükellefle Gelir İdaresi arasında yapılan protokolde belirlenen esaslar çerçevesinde DVD-R’lar tekrar yazılma ve yeni kayıt ekleme olanağı olmayacak ve silmeye uygun olmayacak şekilde tutulacaktır.
Mükellefler, Başkanlığın belirleyeceği dönemleri içeren verilerin yer aldığı DVD-R'ları, verilerin ait olduğu dönemi takip eden ayın en son günü akşamına kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na elden veya iadeli taahhütlü posta ile göndermek zorundadırlar.
Mükellefler tarafından gönderilen DVD-R'lar Gelir İdaresince (belirlenen formata uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı yönünde) bir ön denetime tabi tutulacaktır, ön denetim sonucunda, DVD-R'ların istenilen formata uygun olmadığının anlaşılması halinde durum mükellefe bildirilecek ve mükellefler verilen süre içerisinde gerekli düzeltmeleri yaparak yeni DVD-R'ları Başkanlığa göndereceklerdir.
VIII- ELEKTRONİK VERİLERİN MUHAFAZA VE İBRAZI
Gelir İdaresi Başkanlığı ön denetime tabi tutularak, belirlenmiş olan formata uygunluğu kabul edilen veriler, vergi kanunları karşısında kağıt ortamında tutulan defter ve belgeler gibi kabul edilecektir.
Vergi Usul Kanununda ve diğer vergi kanunlarında yer alan defter kayıt ve belgelere ilişkin hükümler elektronik defter ve belgeler için de geçerlidir. Ancak tasdike ilişkin hükümler elektronik defterler için geçerli olmayacaktır.
Mükelleflerin, verilerini Gelir İdaresi Başkanlığı’na göndermiş olmaları, defter ve belgelere ilişkin muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmamaktadır. Dolayısıyla defter ve belgeler elektronik ortamda Başkanlığa sadece korunması için gönderilmektedir. Yoksa herhangi bir ibraz sözkonusu değildir. Diğer kurumlar tarafından elektronik ortamda tutulan defter ve belgelerin kağıt ortamında ibrazının istenmesi halinde, mükellefler elektronik defter ve belgeleri kağıt ortamına aktararak bu yükümlülüklerini yerine getirebileceklerdir.
Yukarıda özellikleri belirtilen veri formatında yer almayan ve diğer Kanun hükümlerine göre düzenlenmesi, kullanılması veya muhafazası gereken defter ve belgelerin, kağıt ortamında düzenlenmesine, kullanılmasına ve muhafaza edilmesine devam edilecektir.
IX- İZNİN İPTALİ VE CEZAİ MÜEYYİDELER
Elektronik verileri içeren DVD-R'ların normal süresinden sonra yazılı olarak istenmesine rağmen verilmemesi, Başkanlığa gönderilen ancak belirlenen formata uygun olmaması nedeniyle kabul edilmeyen verilerin, yeniden verilen süre içerisinde de verilmemesi halinde; verilen izin Başkanlıkça iptal edilebilecektir. İzinleri Başkanlıkça iptal edilen mükellefler, 5 yıl süre ile bu uygulamadan yararlanamayacaklardır. İzni iptal edilen mükellefler, on gün içinde defter ve belgelerini tasdik ettirecek veya anlaşmalı matbaalara bastıracak ve eski usulde defter tutmaya ve belge düzenlemeye başlayacaklardır.
Mükelleflerin elektronik ortamda tuttukları defter ve belgelere ait DVD-R'ları veya gerekmesi halinde orijinal verilerinin, yetkili kişilere ibraz edilmemesi halinde Vergi Usul Kanunun ilgili hükümlerine göre işlem yapılacaktır.
361 Seri no.lu VUK Genel Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uymadıkları tespit edilenler adına işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda yazılı cezalar uygulanacaktır. Buradaki cezaları oldukça geniş çaplı olarak düşünmek gerekmektedir. Örneğin elektronik ortamdaki defteri tutmamak usulsüzlük cezası gerektirip re’sen tarhiyat nedenidir. Ancak defter ve belgeleri ibraz etmemek VUK’nun 359/a-1 maddesi gereğince mükellef için hürriyeti bağlayıcı cezayı gerektirmektedir.
Bizim mükelleflerimize tavsiyemiz şudur. Mükellefler herhangi bir cezaya muhatap olmamak için şekli hususlar hariç VUK’nunda defter ve belgelere ilişkin bütün usul ve esaslara uyacaklar ve bunun yanısıra 361 seri nolu tebliğle getirilen usul ve esaslara da uyacaklardır. Ancak bu şekilde cezaya muhatap olmayacaklardır.
X- SONUÇ VE DEĞERLENDİRME
213 sayılı Vergi Usul Kanununun Mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya belirleyeceği gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye ve bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenleme ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.
Yukarıdaki bahsi geçen ve Maliye Bakanlığına yetkiyi veren fıkra hükmü 4731 sayılı yasa ile VUK’nun mükerrer 242’nci maddesine eklenmiştir. Sözkonusu madde hükmü 30.12.2001 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Ancak Maliye Bakanlığı bu yetkisini henüz 11.07.2006 tarihinde yayımlanan 361 seri nolu VUK Genel Tebliği ile kullanmaya karar vermiştir. Elektronik belge kullanmak için başvurular yeni başlamıştır. Bakanlık gerekli altyapının olmaması nedeniyle uygulamayı yetkiyi aldıktan 5 yıl sonra hayata geçirmiştir.
Başvuran mükelleflere hazırlık dönemi verilecek ve hazırlık döneminde mükellef defter ve belgelerini hem elektronik ortamda hem de kağıt ortamında tutacaktır. Hazırlık döneminin en az 2-3 yıl olacağını varsayarsak uygulama en erken 2009 yılında başlayacaktır. Ancak yine de uygulama Gelir İdaresine mükellefi daha yakından ve daha rahat izleme imkanı getirirken mükellefi de gereksiz kağıt yükünden kurtaracaktır. Özellikle büyük GSM operatörleri, bankalar ve diğer büyük mükellefler için elektronik kayıt büyük bir bürokrasi ve hamalliyeyi ortadan kaldıracaktır.
Biz ülkemiz için yeni olan bu uygulamanın daha sorunsuz ve kurumsallaşmış olarak hayata geçmesi için elektronik defterlerin tutulduktan sonra, gerek Gelir idaresiyle yapılan protokolde, gerekse kayıtların DVD-R’lara yüklenmesi ve muhafazasında mesleki bilgi birikimi yüksek olan Yeminli Mali Müşavirlerden de yararlanılması gerektiği düşüncesindeyiz. Zira bu uzmanlık gerektiren işleri sadece kayıt yapan kayıt elemanlarının gerçekleştirmesi çok zor olacaktır. Bunun sağlanması için de uygulamadan yararlanmak isteyen mükellflerin tam tasdik yaptırmalarının zorunlu hale getirilmesi şartı getirilebilir. Bu, elektronik defter ve belge kullanmak isteyen şirketlerin kurumsallaşmasına da katkı sağlayacaktır. Zira piyasada bir yeminli mali müşavirden danışmanlık ve tasdik hizmeti alan bir şirket bu hizmetleri almayana göre çok daha fazla kurumsallaşmakta ve vergi, ticaret, banka ve sermaye piyasası kanunlarına daha fazla nüfuz etmektedir. Ülkemizde çok az bilinen bu yeni uygulama için YMM’lerden faydalanmanın hem mükellefi hem gelir idaresini çok rahatlatacağı düşüncesindeyiz.
Zeliha GÜNDOĞDU
|
Vergi Denetmen Yardımcısı
|