İlkay SUVAKÇI                                                                                                                            Serdal ŞEN

SMMM –Denetim Müdürü                                                                                                             Denetçi

Ticari işletmeler mali durumlarını belirlemek amacı ile ticari defter tutmaktadırlar. Ülkemizde çeşitli kanunlar işletmelerin kayıtlarını defterlerde izleme zorunluluğunu getirmektedir. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’nda, ticari işletmeler ve bu kapsamda değerlendirilen diğer işletmeler tarafından kullanılacak defterlere ilişkin çeşitli düzenlemelere yer verilmiştir.

 

Vergi uygulaması bakımından mükelleflerin tutacakları defterleri bazı maksatları sağlayacak şekilde tutmaları gerekmektedir. Bu maksatlar VUK 171 inci maddede şu şekilde sıralanmıştır:

 

1.      Mükellefin vergi ile ilgili servet, sermaye ve hesap durumunu tespit etmek;

2.      Vergi ile ilgili faaliyet ve hesap neticelerini tespit etmek;

3.      Vergi ile ilgili muameleleri belli etmek;

4.      Mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek;

5.      Mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını kontrol etmek ve incelemek.

 

Türk Ticaret Kanunu’na göre basiretli bir iş adamı gibi davranması gereken tacirlerin defter tutmasını öngören 66 ıncı maddesi, “Her tacir ticari işletmesinin ticari ve mali durumunu, borç ve alacak münasebetlerini ve her iş yılı içinde tesbit etmek maksadiyle, işletmesinin mahiyet ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri Türkçe olarak tutmaya mecburdur.” diyerek defterlerin hangi amaç ile tutulacağı açıklanmıştır.

 

Bu çalışmada anonim şirketler, limited şirketler ve kooperatiflerin tasdik ettirmesi gereken ve bu işletmeler için tutulması gereken ticari defterler ele alınacaktır. 

 

 

Vergi Usul Kanunu’nun 172 inci maddesi ile ticaret şirketlerinin defter tutmaya mecbur olduğu belirtilmiştir. Aynı Kanunun 176 ıncı maddesi de tüccarları birinci ve ikinci sınıf tüccar olarak sınıflandırmaya tabi tutmuştur. Ticaret şirketlerinin de birinci sınıf tüccar olarak defter tutacakları 177 inci maddenin 4 üncü fıkrası ile hükme alınmıştır.

 

 

Anonim şirketler tarafından tutulacak defterleri Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve Damga Vergisi Kanunu hükümlerine göre ayrı ayrı değerlendirmek gerekmektedir.

 

 

VUK’nun 182 inci maddesine göre bilanço usulüne tabi olan ticaret şirketleri şu defterleri tutmalıdır;

 

·        Yevmiye Defteri

·        Defter-i Kebir

·        Envanter Defteri

·        İmalat Defteri: VUK’nun 197 inci maddesine göre, devamlı olarak imalat ile uğraşanlar yukarıda yazılı defterlerden hariç imalat defterleri tutarlar.

      Ancak 246 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde yapılan açıklamalara göre muhasebe işlemlerini Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde yer alan 7/A seçeneğine göre izleyen mükelleflerin imalat defteri tutma mecburiyetleri 01.01.1996 tarihinden itibaren kaldırılmıştır.

 

·        Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri: Yabancı nakliyat kurumlarının veya bunları Türkiye’de temsil eden şube ve acentaların “Hasılat Defteri” tutmaya mecbur oldukları VUK’nun 207 inci maddesinde açıklanmıştır.

 

·        Bitim İşleri Defteri: VUK’nun 200 üncü maddesi gereği birinci ve ikinci sınıf tüccarlardan boya, basma, kasarlama, apre, cilalama gibi ücretle yapılan bitim işleriyle uğraşanlar imalat defteri yerine “Bitim İşleri Defteri” tutmaya mecburdurlar.

 

·        Ambar Defteri: VUK’nun 209 uncu maddesine göre depo (ardiyeler dahil) işletenlerle nakliye ambarları ayrıca bir ambar defteri tutarlar.

 

      Ancak kendi işlerinin icabı olarak ambar defteri olarak kullanılan defterdeki bilgileri içerecek şekilde defter tutanlar ayrıca ambar defteri tutmazlar.

 

·        Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi Defteri: VUK’nun 204 üncü maddesine göre banka, banker ve sigorta şirketleri Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisinin mevzuuna giren işlemleri müfredatlı veya bordrolar üzerinden toplu olarak kendi muhasebe defterlerinde veyahut isterlerse ayrı bir banka ve sigorta muameleleri vergisi defterinde, diğer işlemlerinden ayırmak suretiyle gösterilir.

 

 

Türk Ticaret Kanunu 66 ıncı maddesine göre tüzel kişi tacirler şu defterleri tutmakla mükelleflerdir;

 

·        Yevmiye defteri

·        Defter-i Kebir

·        Envanter Defteri

·        Karar Defteri

·        Nama yazılı tahvil çıkardıkları takdirde Tahvil Defteri (TTK 428. madde)

 

Tacirlerin tutmaya mecbur oldukları defterlerin yanı sıra idare meclisi tarafından da bazı defterlerin tutulması Türk Ticaret Kanunu ilgili maddelerinde öngörülmüştür. Bu defterler şunlardır:

 

·        Pay Sahipleri Defteri (TTK 326. madde)

·        Toplantı ve Müzakere Defteri (TTK 326. madde)

·        İdare Meclisi Kararlar Defteri (TTK 326. madde)

·        TTK 417 inci maddesi uyarınca Pay Defteri (TTK 417. madde)

 

20 Seri No.lu Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği ile 01.05.1983 tarihinden itibaren zorunlu hale gelen Damga Vergisi Defteri, sadece makbuz karşılığı ve istihkaktan kesinti suretiyle damga vergisi ödeyen anonim şirketlerince tutulacaktır.

 

 

Vergi Usul Kanunu 220 inci maddesine göre anonim şirketler aşağıdaki defterleri notere tasdik ettirmelidir;

 

·        Yevmiye Defteri

·        Envanter Defteri

·        İmalat ve İstihsal Vergisi Defteri

·        Nakliyat Vergisi Defteri

·        Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri

Türk Ticaret Kanunu 69 uncu maddesine göre ise de tasdik edilecek defterler şunlardır:

 

·        Yevmiye Defteri

·        Defter-i Kebir

·        Envanter Defteri

·        Karar Defteri.

 

Damga Vergisi Defteri’nin tasdik zorunluluğu ise VUK nun 257 inci maddesi ile 20 Seri No.lu DVK Genel Tebliği’ne dayanmaktadır.

 

VUK’nun 182 inci maddesi ile  ticaret şirketleri tarafından tutulması zorunlu olan defterleri limited şirketler de tutmak zorundadırlar;

 

·        Yevmiye Defteri

·        Defter- i Kebir

·        Envanter Defteri

Ayrıca limited şirketler aşağıdaki defterleri anonim şirketler kısmında açıklanan esaslar dahilinde tutmaya mecburdurlar;

 

·        İmalat Defteri

·        Bitim İşleri Defteri

·        Ambar Defteri

·        Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi Defteri (Sadece sigorta şirketleri)

·        Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri.

 

 

Türk Ticaret Kanunu’nun 66 ıncı maddesi uyarınca limited şirketler;

 

·        Yevmiye Defteri

·        Defter- i Kebir

·        Envanter Defterleri ve

·        TTK 519. maddesi uyarınca Pay Defteri,

 

tutmaya mecburdurlar.

 

Vergi Usul Kanunu 220 inci maddesine göre limited şirketler aşağıdaki defterleri notere tasdik ettirmelidir;

 

·        Yevmiye Defteri

·        Envanter Defteri

·        İmalat ve İstihsal Vergisi Defteri

·        Nakliyat Vergisi Defteri

·        Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri.

 

Türk Ticaret Kanunu 69 uncu maddesine göre ise de tasdik edilecek defterler şunlardır:

 

·        Yevmiye Defteri

·        Defter-i Kebir

·        Envanter Defteri

·        Karar Defteri.
 

28.11.1973 tarihli ve 14726 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kooperatifler, Kooperatif Birlikleri, Kooperatif Merkez Birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği Muhasebe Yönetmeliği’nin 2 inci maddesinde kooperatiflerin kanuni defterleri, diğer kanuni defterleri ve yardımcı defterleri tutacakları hüküm altına alınmıştır.

 

 

·        Yevmiye Defteri

·        Envanter Defteri

·        Defteri Kebir

·        Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Karar Defterleri

·        Ortaklar Defteri

 

 

·        Kooperatif eğer, sınaî bir işletme kurmuşsa, bu işletme için İmalat Defteri ile İstihsal Vergisi Defteri tutacaktır.

·        Kooperatif nakliyat işleri için uğraşıyorsa Nakliyat Vergisi Defteri veya zirai işletme söz konusu ise Çiftçi İşletme Defteri tutulması gerekmektedir.

 

 

·        Stok giriş – çıkış defteri veya kartları

·        Sabit kıymetler ve demirbaş defteri

·        Teftiş defteri

·        Gelen – giden evrak kayıt defteri. 

Yukarıda anılan yönetmeliğin 4 üncü maddesinde hangi defterlerin tasdik edileceği hüküm altına alınmıştır. Bu maddeye göre aşağıda sayılan defterlerin kullanılmaya başlanılmadan önce notere tasdik ettirilmesi gerekmektedir. (TTK 69. madde)

 

·        Yevmiye Defteri

·        Defteri Kebir ( veya yevmiyeli defteri kebir)

·        Envanter Defteri

·        Bilanço Defteri

·        Karar Defteri

 

Tasdike tabi tutulan defterlerin tasdik makamı VUK 223 üncü madde ile belirlenmiştir. Buna göre defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar tarafından tasdik olunur. Ayrıca menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için tasdik makamı borsa komiserleridir.

 

Türk Ticaret Kanunu’nun 69 uncu maddesinde ise tasdik makamı olarak ticarî işletmenin bulunduğu yerin ticaret sicili memurluğu veya noteri belirtmektedir.

 

E- Tasdik Zamanı

 

Tasdik zamanı ise Vergi Usul Kanunu 221 inci maddesinde belirtilmiştir. Buna göre, bu Kanunda yazılı defterleri kullanacak olanlar, 

yukarıda belirtilen sürelerde defterlerini tasdik ettirmeye mecburdurlar.

  

 

Vergi Usul Kanunu’nun 215 inci maddesine göre tutulacak defter ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Ancak, Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla defterlerde başka dilden kayıt da yapılabilir. Bu kayıtlar vergi matrahını değiştirmeyecek şekilde tasdik ettirilecek diğer defterlere de yapılabilir.

 

Ayrıca kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır. Belgeler, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Şu kadar ki yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz.

 

Ancak ilgili dönem defter tasdik tarihi itibarıyla ödenmiş sermayesi (yurt dışında kurulan şirketlerin Türkiye'ye ayrılan ödenmiş sermayesi) en az 100 milyon ABD Doları ya da muadili yabancı para karşılığı Türk Lirası ve sermayesinin en az % 40'ı ikametgâhı, kanunî ve iş merkezi Türkiye'de bulunmayan kişilere ait olan işletmelere, kayıtlarını Türk para birimi dışında başka bir para birimiyle tutmalarına Bakanlar Kurulunca izin verilebilir. Bakanlar Kurulu, bu had ve nispeti sektörler itibarıyla ayrı ayrı yarısına kadar indirmeye veya iki katına kadar artırmaya yetkilidir. Bu şartların ihlâl edildiği hesap dönemini izleyen hesap döneminden itibaren Türk para birimine göre kayıt tutma zorunluluğu başlar.